Kurzanleitung (für Beteiligte): Sichere Beteiligtenkommunikation

Nachrichten

Nachrichten erstellen, versenden und speichern

Sie können nur Nachrichten an das Notariat versenden, das Sie zur Sichere Beteiligtenkommunikation eingeladen hat. Sollten Sie mehrere Einladungen bekommen haben, so können Sie jeweils mit diesen Notariaten kommunizieren.

Zum Erstellen und Versenden einer Nachricht klicken Sie auf das Briefsymbol () in der Menüzeile. Es öffnet sich nun ein Fenster zu Nachrichtenerstellung:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Übernehmen Sie zunächst das Notariat als Empfänger aus dem Adressbuch, indem Sie auf "An" des rot umrandeten Empfängerfeldes klicken. Aus dem sich nun öffnenden Fenster können Sie den entsprechenden Empfänger auswählen (durch Anhaken des Kästchens vor den Empfängerdaten) und mit "OK" bestätigen:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Erfassen Sie im Nachrichtenfenster einen Betreff und/oder ein Aktenzeichen.

Im Nachrichtenfeld können Sie nun Ihren Nachrichtentext eingeben. Zur Formatierung des Textes stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung, welche Sie über die Symbole über dem Nachrichtenfeld auswählen können. Wenn Sie mit dem Mauszeiger zu den verschiedenen Symbolen gehen, wird  Ihnen jeweils die entsprechende Funktion angezeigt.

 

Durch Klicken auf das Symbol der Büroklammer () öffnet sich Ihr Windows-Explorer und Sie können nun ein oder mehrere Dokumente bis zu 50 MB hochladen.

Klicken Sie anschließend auf "Senden" und die Nachricht wird versendet; ein entsprechendes Fenster zeigt Ihnen dabei den Fortschritt des Sendens an. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sie erhalten anschließend den Hinweis: "Nachricht erfolgreich versendet". Die Nachricht liegt jetzt in Ihrem Ordner "Gesendete Elemente" und wurde dem Notariat zugestellt.

 

Wenn Sie auf "Speichern" klicken, wird Ihre Nachricht automatisch im Nachrichtenordner "Entwurf" gespeichert. Auch hier zeigt Ihnen ein entsprechendes Fenster (siehe dazu auch Unterkapitel: Nachrichten verwalten)einen entsprechenden Hinweis an . Wenn der Ordner "Entwurf" Nachrichten enthält, wird Ihnen die Anzahl der Nachrichten angezeigt.

Möchten Sie eine Nachricht aus "Entwürfe" editieren und/oder versenden, dann wählen Sie diese Nachricht aus und klicken Sie auf das Symbol "Editieren" () rechts oben bei der Nachricht.

 

Hinweis:

Die Möglichkeit des Speicherns haben Sie nur, wenn Sie einen oder mehrere Empfänger aus dem Adressbuch ausgewählt haben.

 

Wenn Sie auf "Abbrechen" klicken erfolgt die Frage, ob Sie die Nachricht für eine spätere Bearbeitung speichern möchten:

 

 

 

 

 

 

 

Hinweis:

Diese Möglichkeit des Zwischenspeicherns haben Sie auch dann, wenn kein Adressat ausgewählt

wurde, jedoch irgendeine andere Eingabe erfolgt ist.

 

Wenn Sie diese Abfrage mit "Ja" bestätigen, wird die Nachricht in einem Zwischenspeicher abgelegt, zu erkennen an folgendem Symbol:

 

 

 

 

 

 

 

Klicken Sie auf dieses Symbol erfolgt die Frage, ob Sie die Nachricht erneut laden möchten. Verneinen Sie dies, wird die Nachricht endgültig gelöscht:

 

 

 

Nachrichten beantworten

Wenn Sie auf eine erhaltene Nachricht antworten möchten, wählen Sie diese Nachricht aus einem Nachrichtenordner aus und klicken Sie anschließend auf den sich nach links zeigenden Pfeil rechts oben bei der Nachricht (). Es öffnet sich dann ein Nachrichtenfenster, das bereits den Empfänger und den Betreff vorausgewählt hat. Sie können nun den Nachrichtentext eingeben und die Nachricht senden.

Nachrichten empfangen

Wenn für Sie in Sichere Beteiligtenkommunikation eine neue Nachricht eingegangen ist, erhalten Sie dazu eine Mitteilung per E-Mail:

 

"Sie haben von [Name des Notars] eine neue Nachricht innerhalb von beN - Sichere Beteiligtenkommunikation erhalten.

Bitte klicken Sie hier: [Link zu der Nachricht], um sich mit dem Ihnen bekannten Benutzernamen und Kennwort anzumelden.

Weitere Informationen und eine Anleitung zur Benutzung der Anwendung finden Sie unter: http://ben-onlinehilfe-beteiligter.bnotk.de." 

 

 

Wenn Sie auf den Link in der Benachrichtigungs-E-Mail klicken, kommen Sie nach dem Login direkt zu dieser neuen Nachricht. 

Grundsätzlich werden neue Nachrichten automatisch nach jedem Login in Sichere Beteiligtenkommunikation abgerufen. Weiter können Sie neue Nachrichten (falls vorhanden) abrufen, indem Sie auf der Startseite (= Nachrichtenseite) links bei der Postkorbleiste auf den Ordner "Posteingang" klicken. Auch durch Klicken auf das Symbol für "Aktualisierung" () können Sie den Nachrichteneingang auf neue Nachrichten überprüfen, wenn zuvor der Posteingangsordner ausgewählt wurde.

 

Nachrichten verwalten

Zur Verwaltung Ihrer Nachrichten stehen Ihnen verschiedene Nachrichtenordner zur Verfügung:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Im "Posteingang" befinden sich alle eingegangen Nachrichten, versendete Nachrichten werden nach erfolgreichem Versand automatisch im Ordner "Gesendete Elemente" abgelegt.

 

Eine Nachricht, die Sie nach der Erstellung nicht versendet, sondern gespeichert haben, wird automatisch im Ordner "Entwurf" abgelegt. Wenn Sie eine  Nachricht aus "Entwürfe" editieren und/oder versenden möchten, wählen Sie diese Nachricht aus und klicken Sie auf das Symbol "Editieren" () rechts oben bei der Nachricht.

 

Hinweis:

Dieses Symbol wird in der Menüleiste nur angezeigt, wenn Sie den Ordner "Entwürfe" angeklickt haben und sich darin auch eine Nachricht befindet.

 

Nach Anklicken dieses Symbols öffnet sich die Nachricht und Sie können diese lesen, den Text editieren, Anhänge hinzufügen oder löschen und/oder die Nachricht versenden.

 

Hinweis:

Eine Änderung des Empfängereintrages ist nicht möglich.

 

Unter "Meine Ordner" haben Sie die Möglichkeit, zusätzlich zu den Standardnachrichteordner verschiedene Ordner und Unterordner anzulegen (durch Klicken auf "+") und darin Nachrichten abzulegen bzw. Nachrichten aus anderen Nachrichtenordner dorthin zu verschieben (drag and drop).

 

Zudem haben Sie die Option, Nachrichten der verschiedenen Nachrichtenordner nach bestimmten Kriterien zu suchen oder zu sortieren. Klicken Sie dazu auf das Symbol der Lupe oberhalb der ersten Nachricht des von Ihnen ausgewählten Nachrichtenordners:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

In dem sich nun öffnenden Fenster können Sie die gewünschte Aktion auswählen:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bei "Suchen" können Sie ein Aktenzeichen oder einen Absender eingeben.

Bei "Sortieren" können Sie wählen, ob die Nachrichten nach dem Kriterium "Datum" (voreingestellt, absteigend), "Von" (also Absender), "Aktenzeichen" (aufsteigend) oder "Empfänger" sortiert werden sollen.

 

Durch Klicken auf die Suchen lösen Sie die von Ihnen gewählte Aktion aus, durch Klicken auf den Zurücksetzen wird die Auswahl auf die Voreinstellung zurückgesetzt und durch Klicken auf Abbrechen schließen Sie dieses Fenster.

 

 

 

 

 

 

 

Nachrichten drucken und speichern (= exportieren)

Nachrichten werden in Sichere Beteiligtenkommunikation nicht dauerhaft gespeichert und nach einem bestimmten Zeitraum gelöscht. Damit Sie Nachrichten inklusive der beigefügten Dateianhänge auch dauerhaft bei sich speichern können, haben Sie die Möglichkeit zum Export, d. h. zum Speichern von einzelnen Nachrichten auf Ihrem Rechner. Auch gibt es eine druckoptimierte Ansicht zum Ausdruck einer Nachricht. Diese enthält neben dem reinen Nachrichtentext auch weiterführende Meta-Daten wie bspw. den Versandzeitpunkt und die Empfänger.

Wenn Sie eine Nachricht aus einem der Nachrichtenordner ausdrucken oder speichern möchten, klicken Sie  auf das PDF-Symbol oben rechts bei der jeweiligen Nachricht:

 

 

 

Die Nachricht wird zunächst vor dem Druck oder Export in ein PDF-Dokument umgewandelt. Je nach verwendetem Browser werden Sie gefragt, ob Sie die Nachricht speichern und/oder öffnen möchten. Um die Nachricht zu öffnen, benötigen Sie einen PDF-Reader (z. B. Adobe Reader). Die geöffnete Nachricht wird Ihnen als PDF-Dokument angezeigt, das Sie ausdrucken oder auch zu diesem Zeitpunkt noch einmal lokal auf Ihrem Computer speichern können.

 

Wenn Sie den Anhang einer Nachricht ausdrucken oder speichern möchten, klicken Sie auf den Anhang der Nachricht; in dem sich nun öffnenden Fenster werden Sie gefragt, ob Sie den Anhang herunterladen möchten:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Klicken Sie auf "Herunterladen", wird der Anhang in die Downloadliste Ihres Browsers abgespeichert, von wo aus Sie ihn öffnen und/oder speichern können.

 

 

Enthält eine Nachricht einen Anhang, der als unsicher eingestuft wird, wird nach Klicken auf "Herunterladen" dieses Anhanges ein entsprechender Warnhinweis angezeigt:

 

 

 

 

Nachrichten und Ordner löschen und wiederherstellen

Wählen Sie die Nachricht, die Sie löschen möchten, aus und klicken Sie anschließend auf das Symbol des Papierkorbs rechts oben neben der Nachricht:

 

 

 

 

Um eine Nachricht wiederherzustellen, klicken Sie diese Nachricht im Ordner "Papierkorb" an und anschließend auf das Symbol des Papierkorbes rechts oben neben der Nachricht:

 

 

 

 

 

 

 

Einen unter "Meine Ordner" erstellten Ordner können Sie - mit oder ohne darin enthaltene Nachrichten - löschen, indem Sie ihn mit Drag and Drop in den Ordner "Papierkorb" verschieben.

 

Um einen unter "Meine Ordner" erstellten Ordner wiederherzustellen, schieben Sie diesen mit Drag and Drop aus dem Ordner "Papierkorb" zurück unter "Meine Ordner".

 

Papierkorb leeren

Gelöschte Nachrichten werden zunächst in den Papierkorb verschoben. Um den Papierkorb zu leeren, klicken Sie auf das Symbol Papierkorb leeren:

 

 

 

Nach einer nochmaligen Abfrage können Sie durch eine entsprechende Bestätigung den Papierkorb leeren.